Deze website maakt gebruik van cookies

Deze website gebruikt cookies en verzamelt daarmee informatie over het gebruik van de website om deze te analyseren (Google Analytics) en om er voor te zorgen dat u relevante informatie te zien krijgt. Door op akkoord te klikken, geeft u aan akkoord te zijn met het gebruik van deze cookies en het hiermee verzamelen van informatie door ons en door derden.

Akkoord
Niet akkoord

Waarom inhoud, capaciteit en geld geen eilandbewoners zijn (de relevantie van capaciteits-management)

29 juli 2019

Stelt u zich voor... u bent manager en u zeilt in het midden van de grote oceaan. De zon schijnt, de wind waait door uw haren en voor u doemen drie eilanden op. Nieuwsgierig naar de tropisch uitziende eilanden, zeilt u dichterbij. Wanneer u de eilandengroep nadert blijkt dat ieder eiland wordt bewoond door een eigen groep bewoners.

Het eiland “Geld”

Op het eerste eiland dat u bezoekt wonen de financials, zij hebben zicht op geld. De regels zijn er duidelijk, het is een goed georganiseerd eiland. Het is ook een belangrijk eiland, want dit eiland waarborgt de continuïteit van de organisatie. Ieder jaar wordt het eiland bezocht door managers, die samen met de financiële eilandbewoners een goede begroting opstellen. Dit is elk jaar een lastige klus, want op dit eiland woont geen enkele patiënt, verpleegkundige of arts. Zonder kennis van de inhoud is het moeilijk om te bepalen waar meer geld nodig is door groei en waar minder geld nodig is door krimp. Het eindresultaat is daarom dan ook meestal “begroting vorig jaar, min 1%”.

De financials stellen niet enkel een begroting op, ze brengen ook de periodieke financiële prestatie in kaart. Als bezoekende manager op het eiland “geld” krijgt u het signaal dat u overschrijdt op uw begroting. U weet nu echter wel dát, maar u weet niet wáár u op moet interveniëren.  Op het eiland is veel inzicht in financiën, maar er is ook weinig grip.

Het eiland “Medische inhoud”

U zeilt daarom naar eiland nummer twee, op zoek naar mogelijkheden om te sturen. Op dit eiland wonen patiënten, artsen en verpleegkundigen, dit is waar het gebeurt. Zij hebben goed zicht op de medische inhoud. Ze weten wat nodig is om patiënten beter te maken en hebben goed zicht op de te verwachten ontwikkelingen in de komende jaren. Echter, ze lopen vaak aan tegen randzaken. Vorige week nog, toen bleek dat er geen capaciteit beschikbaar was om nieuwe gemaakte afspraken met de verzekeraar daadwerkelijk uit te voeren. Zelfs vanmiddag nog, toen bleek dat er geen bedden beschikbaar waren om zowel spoedpatiënten als electieve patiënten een plek te kunnen geven in de kliniek. Op het eiland is veel inzicht in de medische inhoud, maar het levert u niet de grip die u zoekt.

Het eiland “Capaciteit”

U zeilt naar het eiland “capaciteit”. Gelegen tussen de eilanden “medische inhoud” en “geld”, heeft het eiland een fantastische ligging. Aan de linkerkant hoort u artsen en patiënten schreeuwen wat zij nodig hebben en roepen wat hun plannen zijn voor nog betere zorg in het komend jaar. Aan de rechterkant hoort u financials vragen hoe komend jaar de capaciteit verdeeld gaat worden, zodat zij daar hun begroting op aan kunnen passen.

Een goed functionerend eiland “capaciteit” is hierin de missing link. Het ondersteunt “medische inhoud” door te bepalen welke capaciteit nodig is om goede zorg te kunnen leveren (in mensen, in materiaal). De inzet van capaciteit kan worden vertaald in “geld”, waarmee duidelijk is of de inzet van capaciteit niet tot gevaar leidt voor continuïteit van de instelling.

Er is één probleem… In veel Nederlandse ziekenhuizen ontbreekt het op het eiland “capaciteit” aan coördinatie, het is een eiland dat nog in ontwikkeling is. Het stikt er doorgaans van de dashboards, maar heldere afspraken over besluitvorming ontbreken. Er worden nuttige projecten gedaan en goede analyses gemaakt, maar er is niet voldoende duidelijk wie op welk moment over welke onderwerp moet en/of mag besluiten. Goede inzichten over de inzet van capaciteit vertalen zich daarom incidenteel, maar niet structureel in actie en heerst er ontevredenheid over zowel uitkomst als proces. En dat is zonde!

Epiloog

De moraal van dit verhaal moge duidelijk zijn. Zowel in operatie als in strategie staan medische inhoud (“medisch beleidsplan”) en geld (“begroting”) soms ver uit elkaar, ieder vertoont zijn eigen eilandgedrag. Coördinatie van capaciteit is de missing link, maar: cijfers besluiten niet vanzelf!
Drie tips voor een betere afstemming tussen inhoud en geld:

Tip 1: Zorg voor coördinatie van capaciteit.

Goed capaciteits-management draagt bij aan betere kwaliteit van zorg, aan meer betaalbare zorg en aan meer rust voor het personeel. Dit vraagt om cijfers en om heldere besluitvorming. Het vraagt ook een heldere structuur, een capaciteitsmanager, een ondersteunings-organisatie, informatie/ informatisering. Meer over de ingrediënten van capaciteitsmanagement in onze volgende blogs of in een persoonlijk gesprek, waarover meer informatie onder dit kopje.

Tip 2: Zorg dat ook capaciteits- management niet op een eiland werkt.

Leg de verbinding naar medische inhoud. Vertaal medische inhoud in een (strategisch) capaciteitsplan, om na te gaan “of het komend jaar eigenlijk wel past”. Leg ook de verbinding naar financiën en de reguliere begrotingscyclus, om te voorkomen dat capaciteit en geld gescheiden werelden blijven. Capaciteitsmanagement moet wat ons betreft integraal georganiseerd zijn, niet alleen in type capaciteit (OK, Kliniek, Polikliniek, Ondersteunende afdelingen), maar ook in de verbinding met inhoud en geld.

Tip 3: Start met sturen, en start daarmee bij de inhoud.

Uit bovenstaand voorbeeld: het signaal “u overschrijdt de begroting” valt niet te sturen. Tenminste, niet anders dan door het hanteren van de kaasschaafmethode. Start daarom met de inhoud, want op signalen als “de kosten van Geriatrische patiënten nemen toe, door toename van ligduur en opstroping van uitstroom” valt beter te sturen. Begin daarom met goed zicht op de inhoud!

Hoe u bovenstaande tips verder uitwerkt? Daarover meer in de volgende blogs waarop u uzelf kunt abonneren via onze nieuwsbrief, of neem contact op met Joep van Dun om eens bij te praten over dit onderwerp.