Deze website maakt gebruik van cookies

Deze website gebruikt cookies en verzamelt daarmee informatie over het gebruik van de website om deze te analyseren (Google Analytics) en om er voor te zorgen dat u relevante informatie te zien krijgt. Door op akkoord te klikken, geeft u aan akkoord te zijn met het gebruik van deze cookies en het hiermee verzamelen van informatie door ons en door derden.

Akkoord
Niet akkoord

Capaciteitsmanagement: 5 gouden tips

28 januari 2019

 Capaciteitsmanagement is ons expertisegebied. Het is gaaf, complex en veelomvattend. Maar het is ook prima op te breken in stukjes, om er op kleine en eenvoudige schaal mee aan de slag te gaan. Wij delen graag onze kennis en ervaring met u. Met concrete tips voor verschillende onderdelen van capaciteitsmanagement. Deze keer 5 gouden tips voor:

Een stevige structuur voor capaciteitsmanagement

  1. Goed capaciteitsmanagement opzetten kost tijd. Het gaat niet zonder meer organisch, het vergt het opbouwen van kennis, expertise en vertrouwen. Organiseer daarom de ontwikkeling ervan actief, néém daar ruim de tijd voor en máák daar tijd en geld voor vrij. En wat betreft die benodigde tijd: goed organiseren van capaciteitsmanagement is niet een kwestie van maanden, het is een kwestie van jaren.
  2. Alleen een capaciteitsmanager benoemen is niet genoeg. Integraal capaciteitsmanagement verdient een organisatie met een hoogste gezag, uitvoerders en ondersteuners. Organiseer dus een capaciteitsorgaan dat namens de organisatie eigenaar is van capaciteitsinzet, -verdeling en -gebruik en dat de bevoegdheid krijgt de lijnorganisatie te overrulen. Stel een capaciteitsmanager aan die namens dit orgaan de uitvoerende taken voor zijn/haar rekening neemt en richt een ondersteuningsorganisatie in die de capaciteitsmanager en het capaciteitsorgaan in analytische, ontwerpende en praktische zin helpt.
  3. Start met het doel: waar gaat de organisatie voor? Maak dit zo concreet mogelijk: welke indicator is geschikt om de mate waarin de organisatie daarin succesvol is inzichtelijk te maken? En benoem ook een streefwaarde: wanneer is de organisatie tevreden over de eigen prestatie?
  4. Houd het behapbaar: Voorkom dat capaciteitsmanagement een sfeer van een totalitair regime krijgt. Beperk het tot het op strategisch niveau bepalen van de omvang, -inzet en verdeling van capaciteit en op uitvoerend niveau het doorhakken van knopen op momenten dat het lijnmanagement er (onderling) niet uitkomt. Doe dat op een voor eenieder te volgen wijze, dus neem ook de tijd om vooraf goed na te denken over de eigen procedures en beschrijf die.
  5. Neem de tijd om te evalueren en te leren. De capaciteitsmanagementorganisatie gaat voor de organisatie spannende dingen doen. Dat zal niet altijd goed gaan. Creëer dus voldoende ruimte om terug te kijken op het eigen handelen om in de toekomst beter te worden. En stel je vooral ook toetsbaar op: geef partijen in de organisatie die zijn geraakt door een besluit van de capaciteitsmanagementorganisatie de ruimte om te vragen dat besluit te evalueren. Achteraf. Zodat je niet inboet aan besluitvaardigheid, maar wel leert of een beter besluit denkbaar was en hoe je in de toekomst tot betere besluiten komt. Zo versterk je niet alleen de kennis en expertise, maar ook het vertrouwen in het capaciteitsmanagement.
     
    Even over doorpraten? Bel ons eens!
     
    Jaap Beerens
    Joep van Dun
    Annelieke Holtman