Deze website maakt gebruik van cookies

Deze website gebruikt cookies en verzamelt daarmee informatie over het gebruik van de website om deze te analyseren (Google Analytics) en om er voor te zorgen dat u relevante informatie te zien krijgt. Door op akkoord te klikken, geeft u aan akkoord te zijn met het gebruik van deze cookies en het hiermee verzamelen van informatie door ons en door derden.

Akkoord
Niet akkoord

5 gouden tips voor een competente capaciteitsmanager

18 maart 2019

Capaciteitsmanagement is ons expertisegebied. Het is gaaf, complex en veelomvattend. Maar het is ook prima op te breken in stukjes, om er op kleine en eenvoudige schaal mee aan de slag te gaan. Wij delen graag onze kennis en ervaring met u. Met concrete tips voor verschillende onderdelen van capaciteitsmanagement. Deze keer: de capaciteitsmanager, regievoerder op de patiënten-flow of roepende in de woestijn?

1. Waar is de organisatie aan toe?
Bepaal of de organisatie toe is aan een capaciteitsmanager of een capaciteitsadviseur? Essentieel onderscheid tussen beide functies is in onze beleving de aanwezigheid van beslissingsbevoegdheden op het gebied van inzet en gebruik van capaciteiten. Daarmee acteert de capaciteitsmanager deels op het terrein van collega-managers. De capaciteitsadviseur adviseert het lijnmanagement over hoe te besluiten, de capaciteitsmanager neemt een besluit op het moment dat lijnmanagers er onderling niet uitkomen of een besluit nemen dat indruist tegen de belangen van de organisatie. Durf daar een stap verder in te gaan dan de organisatie en kies voor een invulling in lijn met je eigen oordeel over de besturing van de organisatie.

2. Geef de capaciteitsmanager verantwoordelijkheid 
Waak ervoor dat een capaciteitsmanager geen spreekwoordelijke “Jan zonder Land” wordt: Expliciteer waar de capaciteitsmanager verantwoordelijk voor is en geef hem/haar de middelen om die verantwoordelijkheid invulling te kunnen geven. Dat zijn naast de eerdergenoemde beslissingsbevoegdheden, de nodige ondersteuning in de vorm van mensen en tools en bestuurlijke ‘rugdekking’ door een orgaan met hoog gezag: De Raad van Bestuur of het eerder door ons bepleite capaciteitsorgaan. De capaciteitsmanager gaat besluiten nemen die een enkele keer ‘pijn’ gaan doen en ter discussie gesteld gaan worden. Het is dan zaak te vertrouwen op de deskundigheid van de capaciteitsmanager en diens ondersteuning. Besluiten worden dus gewaardeerd, geaccepteerd en opgevolgd, maar mogen wel altijd ter evaluatie worden aangedragen.

3. Creëer onafhankelijkheid
De ideale capaciteitsmanager is zeker niet een manager in een lijnfunctie die het capaciteitsmanagement ‘er even bij doet’. Alleen al de suggestie van belangenverstrengeling maakt diens positie onmogelijk. En een dergelijke keuze doet in de hoeveelheid aandacht die aan het capaciteitsmanagement geschonken kan worden, ook afbreuk aan het gewicht van capaciteitsmanagement.
De capaciteitsmanager past in zijn positie functioneel bezien niet goed in een organogram; hij heeft een situatieafhankelijke positie. Hij ‘zweeft’ als het ware over Raad van Bestuur, stafdiensten, management en uitvoering heen. Maar uiteraard heeft ook de capaciteitsmanager hiërarchisch bezien een leidinggevende. Idealiter wordt de capaciteitsmanager onder het Capaciteitsorgaan geplaatst. Dat blijkt in de praktijk dikwijls lastig, dus een positionering direct onder de Raad van Bestuur is een goed alternatief.

4. Een schaap met 5 poten
Een capaciteitsmanager is een gesprekspartner voor iedereen in de organisatie. Dus iemand die de zorg en de professionals die daarin werken begrijpt. Die verstand heeft van systeemkunde. Die kan omgaan met cijfers en grafieken. Die organisatiesensitief is, goed kan wheelen en dealen, maar ook de confrontatie niet uit de weg gaat op het moment dat er een knoop doorgehakt moet worden. Kortom: Een schaap met 5 poten en een lenige geest. Daar zijn er niet al te veel van. Maar concessies doen aan de kwaliteit van de capaciteitsmanager is niet verstandig. Wees dus kritisch in de zoektocht en creëer een aantrekkelijke, uitdagende positie met passende arbeidsvoorwaarden: inschaling in FWG 70/75 is echt niet overdreven.

5. Laat de capaciteitsmanager ook adviseren voor verbetering
De ideale capaciteitsmanager is naast ‘brandjesblusser’ ook iemand die de organisatie op een hoger niveau brengt op het gebied van capaciteitsmanagement. In principe is het operationeel capaciteitsmanagement een aangelegenheid voor het lijnmanagement; de capaciteitsmanager acteert op het moment van frictie tussen organisatieonderdelen. Maar voorkomen is beter dan genezen. Dus geef de capaciteitsmanager ook de positie en mogelijkheden om organisatieonderdelen te adviseren bij het verbeteren van hun capaciteitsmanagement. Geef hem de gelegenheid om kennis en kunde uit te breiden en uit te dragen. Gun hem daarvoor voldoende tijd en een ondersteuningsorganisatie die eveneens kan bogen op state-of-the-art kennis en tools.
 
Wilt u doorpraten over wat capaciteitsmanagement of een capaciteitsmanager voor uw organisatie kan betekenen? Bel ons eens!

Jaap Beerens
Annelieke Holtman
Joep van Dun

Met dank aan Theo Hamelink voor zijn bijdrage aan de totstandkoming van dit blog.