Deze website maakt gebruik van cookies

Deze website gebruikt cookies en verzamelt daarmee informatie over het gebruik van de website om deze te analyseren (Google Analytics) en om er voor te zorgen dat u relevante informatie te zien krijgt. Door op akkoord te klikken, geeft u aan akkoord te zijn met het gebruik van deze cookies en het hiermee verzamelen van informatie door ons en door derden.

Akkoord
Niet akkoord

Zomerreductie: waarom bedden sluiten niet de enige oplossing is!

22 juli 2019

Het kwik stijgt, ijswinkels draaien overuren en caravans domineren de Nederlandse snelwegen. De vakantieperiode is gestart; een periode die voor veel Nederlandse ziekenhuizen gepaard gaat met hitte, zowel buiten als binnen de ziekenhuismuren. Overvolle ziekenhuizen in de regio, beperkte beschikbaarheid van personeel…

In deze hectische periode, hoe voorkomt u opnamestops en bewaart u de rust? Vijf tips!

1  Voorbereiding is het halve werk!

Een goede zomer begint in de winter. Vrijwel ieder ziekenhuis reduceert bedden of OK’s in de zomer, om hun capaciteit aan te passen aan het lager aantal patiënten en de verminderde beschikbaarheid van personeel.

Reductie in capaciteit is vaak logisch en nodig, maar hetzelfde resultaat is op verscheidene manieren te bereiken. Dit vraagt om een helder reductieplan. Door tijdig (+/- januari/februari) duidelijkheid te scheppen over wanneer, in welke hoeveelheid en op welke locatie u reduceert, geeft u teamleiders van de verpleegafdelingen kaders waarop zij hun eigen vakantieplanning kunnen afstemmen.

Het opstellen van een reductieplan voorkomt dat u last-minute verrast wordt door een gelijktijdige reductie van meerdere afdelingen. Ook stelt het u in de gelegenheid om de meest efficiënte reductie te kiezen. Reduceren op afdeling A levert immers niet per definitie dezelfde personele ruimte op als reduceren op afdeling B. Als stelregel: reduceer liever één keer veel, dan meerdere keren weinig. Door omslagpunten in de verhouding tussen bedden en verpleegkundige formatie, is het al vrij snel lonend om reductie te concentreren op één plek.

Vergeet bij het maken van het reductieplan ook zeker niet uw eigen verzuim. Alhoewel we zien dat verzuim doorgaans in de zomerperiode daalt, is het gevaarlijk om het te verwaarlozen en/of te doen alsof het er niet is. Wees realistisch over het te verwachten percentage verzuim en verwerk dit in een realistisch prognostisch reductieplan.

Last but not least: heeft u een goed reductieplan, vergeet dan niet om het formeel en tijdig vast te stellen. Dit voorkomt discussie op een later moment over de geldigheid van dit plan!

2  Monitor uw reductieplan

Na het vaststellen van het reductieplan start de dienstenplanning. Verpleegkundig teamleiders vullen hun bezetting met diensten, OK-roosters en OK’s worden ingepland. Een periodieke monitoring is daarom essentieel. Minstens één keer per maand, een korte bijeenkomst om te peilen: liggen we nog op schema?

Idealiter bepaalt u vooraf op welk moment u uzelf permitteert om X aantal diensten open te hebben staan. Het is echter niet altijd haalbaar om dit in deze mate te specificeren, maar zorg in elk geval dat u vooraf enkele back-up scenario’s uitwerkt en achter de hand houd. Wat doen we als het niet dreigt te lukken?

3  Lukt het niet? U bent creatiever dan u zelf denkt!

Wanneer u merkt dat het reductieplan, zoals u dat in de winter hebt vastgesteld voor OK of kliniek, niet haalbaar is, dan is een vermindering in operationele bedden echt uw “last resort”. Reductie in bedden vergroot uw kans op opnamestops, zorgt voor meer patiënten die niet op hun “eigen” afdeling liggen. Met een beetje creativiteit zijn er vaak toch nog mogelijke opties te vinden. Wellicht is er op slecht bezette momenten toch nog personeel te vinden? Zijn er opties om (nacht)diensten te combineren? Wellicht is er ruimte op de IC?

4  Kan het écht niet anders?

Er komt een moment dat er echt geen andere optie is dan het reduceren van bedden.
Zorg dat u in elk geval de beste uit meerdere opties kiest. Hetzelfde advies geldt als bij tip 1: zorg dat u reduceert op de plek die u de meeste personele ruimte oplevert, maar zorg ook dat dat het aanbod van bedden voldoende blijft aansluiten bij de zorgvraag van patiënten. In aanvulling daarop: Vergeet niet ook het electief programma in de gaten te houden, om te voorkomen dat u reduceert in bedden en vervolgens uw spoedstroom daarvan de dupe wordt. Neem in elk geval een beslissing en zorg ervoor dat door soepele executie de spanningen niet verder oplopen.

5  Evalueer

Onze ervaring is niet alleen dat er veel te leren valt van een hectische zomerpiek, maar óók dat deze lessen niet altijd getrokken worden. Zonde! Stimuleer uzelf daarom om de discipline op te brengen om te evalueren, door nu al een bijeenkomst in te plannen voor eind september om uw zomer te evalueren. Dat kan kort zijn wanneer er niets te bespreken valt, maar.. niets geëvalueerd is niets geleerd..

Kunnen wij met u meedenken ter voorbereiding op de zomer van 2020 of uw zomerperiode evalueren? Neem contact op met Joep van Dun!