Deze website maakt gebruik van cookies

Deze website gebruikt cookies en verzamelt daarmee informatie over het gebruik van de website om deze te analyseren (Google Analytics) en om er voor te zorgen dat u relevante informatie te zien krijgt. Door op akkoord te klikken, geeft u aan akkoord te zijn met het gebruik van deze cookies en het hiermee verzamelen van informatie door ons en door derden.

Akkoord
Niet akkoord

Capaciteitsmanagement: 5 gouden tips voor een briljant beddenoverleg

18 februari 2019

 Capaciteitsmanagement is ons expertisegebied. Het is gaaf, complex en veelomvattend. Maar het is ook prima op te breken in stukjes, om er op kleine en eenvoudige schaal mee aan de slag te gaan. Wij delen graag onze kennis en ervaring met u. Met concrete tips voor verschillende onderdelen van capaciteitsmanagement. Deze keer: het beddenoverleg.
 
In eerste oogopslag lijkt het een klein overleg. In werkelijkheid is het beddenoverleg een essentieel onderdeel van de operationele logistiek van de kliniek in een ziekenhuis, een moment waarop relevante informatie wordt gedeeld en belangrijke knopen worden doorgehakt. Een beddenoverleg draagt bij aan kwaliteit van zorg en voorkomt verlies van kostbare tijd en energie van de deelnemers…. mits op de goede manier georganiseerd! Daarvoor een aantal tips:

Doel

Met elkaar uitspreken wát het doel is van het beddenoverleg: het lijkt zó triviaal en zó vanzelfsprekend…. dat het in de dagelijkse hectiek vaak niet gebeurt. Het resultaat: een beddenoverleg waarvan het doel onduidelijk is of een beddenoverleg waarvan het doel ter plekke nog wordt bediscussieerd. Deelnemers verlaten het beddenoverleg veelal niet beter geïnformeerd dan op dat het moment dat zij binnenkwamen en daarmee voegt het overleg niets toe. Onze eerste tip: een goed beddenoverleg begint bij een gezamenlijk doel. In onze optiek is dat doel het op een efficiënte wijze creëren van breed inzicht in de mate waarin de kliniek risico loopt in uitvoering van de operationele logistiek en welke maatregelen genomen moeten worden om dat risico te verkleinen. Meer concreet beantwoordt het overleg de volgende vragen: 

  1. Hoe groot is de kans dat we vandaag in de problemen komen en moeten schrappen in het electieve programma en/of een (gedeeltelijke) opnamestop moeten afkondigen?
  2. Als die kans te groot is, wat kunnen we dan nog doen om die kans te verkleinen?
  3. Wie kan en/of moet dan wat gaan doen?

Starttijd

Hoe vroeger het beddenoverleg, hoe langer de tijd om (zo nodig) in te grijpen zonder onwenselijke maatregelen te moeten nemen. Alhoewel in ochtend de visite nog loopt of moet starten, heeft elke afdeling doorgaans een goed beeld over de verwachte opnamen, doorplaatsingen en ontslagen. Bouw ook de mogelijkheid in om indien nodig in de loop van de dag een tweede beddenoverleg te hebben indien de situatie daarom vraagt.

Structuur

Wij pleiten ervoor dat afdelingshoofden van elke afdeling en het transferbureau aan het overleg deelnemen. Dat maakt het aantal deelnemers al snel aanzienlijk en daarmee is het een relatief duur overleg. De neiging ontstaat dan om met een vertegenwoordigings- of afvaardigingsmodel te werken. Ons advies: Niet doen. Het leidt tot informatiescheefheid en -verlies, en dat maakt het inefficiënt. De mensen die niet aan het overleg deelnemen, moeten toch geïnformeerd worden, dus de afgevaardigde moet na afloop één of meerdere collega’s informeren. Dat kost tijd en erger nog: niet alle informatie zal goed overgedragen worden en dat zal later weer hersteltijd vergen. Dus: Laat alle afdelingen participeren.


Tegen de forse investering die de organisatie dan in zo’n overleg doet, mag dan wel een hoge eis gesteld worden aan de kwaliteit en efficiëntie van het overleg. Zorg dus voor een consistente gestructureerde bijeenkomst, met een stevige voorzitter die erover waakt dat de deelnemers met het oog op het doel van de bijeenkomst goed geïnformeerd het overleg verlaten. Een goede voorbereiding draagt daaraan bij (zie ook de volgende tip) maar ook een gestandaardiseerde manier van het opvragen, verwerken en teruggeven van informatie. Het is daarom handig om te werken met formats waarmee iedereen zich kan voorbereiden, een format waarin alle verzamelde informatie wordt verwerkt en een vaste manier van terugkoppeling. In de loop van de tijd bouwt zich de routine op waardoor het overleg snel en slagvaardig uitgevoerd kan worden.

Voorbereiding

Een goed georganiseerd beddenoverleg hoeft niet langer te duren dan circa 15 minuten, mits goed voorbereid. Die voorbereiding wordt gevraagd van de voorzitter én alle deelnemers. Afhankelijk van het exacte doel van het overleg kan de voorbereiding variëren, maar doorgaans inventariseert de voorzitter de bezetting van de kliniek als geheel en maakt deze een inschatting van het aantal te verwachten ongeplande opnames. De deelnemers inventariseren op de eigen afdeling het aantal verwachte geplande opnames en het verwachte aantal ontslagen. Het transferbureau inventariseert of er bijzonderheden zijn die invloed hebben op de uitstroom van de afdelingen, waardoor verwachte ontslagen geen doorgang zouden kunnen vinden of waardoor juist extra ontslag mogelijk is.

Deelnemers

Te vaak zien we dat deelnemers aan het overleg gestoord worden door de telefoon, te laat komen, niet voorbereid komen of de gelegenheid aangrijpen voor bilateraal overleg met een collega. In de hectiek van de dag allemaal begrijpelijk. Maar niet functioneel. Dus: Laat de telefoon achter bij een collega op de afdeling of wacht even 15 minuten met opnemen. Bereid je voor: Houd je aan de gevraagde formats en ga niet ter plekke nog een inventarisatie doen. Met één slecht voorbereide deelnemer holt de kwaliteit van het overleg achteruit. Bedenk wat je absoluut aan je collega’s in het overleg wilt meegeven en/of wat jij aan informatie nodig hebt om de afdeling die dag (nog) beter te laten functioneren. En tot slot: Voer uit wat je met elkaar afspreekt!

We hebben ons voorgenomen ons steeds tot 5 tips te beperken. Dat is best lastig, want er is zoveel meer te vertellen. Wilt u verder met ons van gedachten wisselen over het beddenoverleg of een ander onderwerp op het terrein van capaciteitsmanagement? Bel ons eens!

Joep van Dun
Annelieke Holtman
Jaap Beerens