Deze website maakt gebruik van cookies

Deze website gebruikt cookies en verzamelt daarmee informatie over het gebruik van de website om deze te analyseren (Google Analytics) en om er voor te zorgen dat u relevante informatie te zien krijgt. Door op akkoord te klikken, geeft u aan akkoord te zijn met het gebruik van deze cookies en het hiermee verzamelen van informatie door ons en door derden.

Akkoord
Niet akkoord

5 grote voordelen van tactisch OK-plannen met een slot-planning

16 juli 2019

Personeelstekort, opnamestops, geen budget. HELP!!!

Als (medisch)manager of afdelingshoofd in een ziekenhuis kamp je met personeelstekorten. Als je pech hebt zijn er opnamestops, als je geluk hebt liggen de patiënten alleen op de verkeerde afdeling. Ondertussen wordt het budget dat je ter beschikking hebt verder en verder uitgehold. De patiënt heeft hier last van en ook voor jou voelt het alsof je steeds verder de oceaan op wordt gestuurd terwijl de boot onder je wordt ontmanteld. Je focus ligt op het hoofd boven water houden.

Veel liever leg je deze focus terug op de patiënt en hoe je de zorg voor hem of haar nog beter kan maken. Het schijnt dat je “iets zou kunnen doen met capaciteitsmanagement” maar de cijfers over bedbezetting en personeelstekorten kijken vaak alleen naar het verleden en geven je nog te weinig houvast om daadwerkelijk iets anders te gaan doen in de toekomst.

Ik behandel daarom één heel concreet voorbeeld van capaciteitsmanagement waarmee je de genoemde problemen te lijf kan. Een vorm van OK-plannen die beter rekening houdt met de kliniek. Eerst behandel ik op hoofdlijnen wat het is, vervolgens ga ik in op de grote voordelen ervan.

Leer de reddingsboei kennen: Tactisch OK-plannen middels een slot-planning

In het meer theoretische deel van deze blog licht ik kort toe welke niveaus er zijn in het OK-planningsproces. Vervolgens licht ik hier het niveau uit waar de oplossing op ingrijpt; het tactische niveau. Op dit niveau leg ik uit hoe er traditioneel mee om wordt gegaan (de blok-planning) en hoe dit anders kan (de slot-planning) met meer grip op de kliniek als gevolg.

Strategisch, tactisch en operationeel OK-plannen
Strategisch OK-plannen kijkt veelal naar een komend jaar of de komende jaren en behandelt vraagstukken als; hoeveel OK-dagdelen zijn er per specialisme nodig om aan de totale verwachtte vraag van dat jaar te voldoen? Wat zijn de effecten van locatieprofilering?

Op operationeel niveau plan je daadwerkelijk de patiënten voor OK. Mevrouw Pieters plan je op 14 augustus voor een totale heupprothese op OK 2 bij dr. Jansen.
Tactisch plannen zit qua planningshorizon en detailniveau tussen strategische en operationele planning in. Op het tactische niveau bepaal je bijvoorbeeld welke specialist wanneer op welke OK staat de komende maanden. Ook bepaal je hier de regels voor het operationele planningsproces. Denk hierbij aan; plan de patiënt altijd voor OK bij de arts die deze patiënt ook op de poli zag. Houdt tot 2 weken van tevoren per OK-dag 100 minuten vrij voor urgente operaties.

Voor meer uitleg over deze planningsniveaus in de zorg verwijs ik graag naar het artikel “A framework for Healthcare planning and control”, specifiek de delen over resource capacity planning zijn interessant voor het onderwerp van deze blog.

Tactisch OK-plannen volgens een blok-planning

In praktijk geldt op tactisch niveau vaak de regel dat, binnen elke urgentie categorie (electief, urgent, spoed) operaties worden gepland volgens het ‘first-come-first-served’ principe; wie het eerst op de wachtlijst staat, plan je op de eerstvolgende OK-dag waar nog voldoende ruimte is. Of, voor sommige specialismen; de patiënt die als eerste klaar is met alle vakanties, bruiloften en andere activiteiten en tijd heeft om van een operatie te herstellen, plan je op de eerste beschikbare plek.

In deze gevallen wordt er op tactisch niveau alleen bepaald welk specialisme of welke specialist van welke dagen/dagdelen op de OK gebruik maakt. Dit noemen we ook wel een blok-planning. Je kunt je voorstellen dat er weinig grip is op de effecten voor de kliniek bij deze manier van plannen. Er is immers vooraf geen sturing op het type operaties dat gepland wordt. Misschien wordt het dagverpleging, misschien een klinische patiënt die vijf dagen zal herstellen in de kliniek.

Een typisch sessierooster waarbij bekend is welk specialisme waar wanneer opereert. Deze sessies worden van voor naar achter zo vol mogelijk gepland voor een efficiënte OK-benutting. Er is nauwelijks grip op het beddenhuis.

Blauwdruk geeft aan welke operatie typen waar het beste gepland kunnen worden, rekening houdend met het beddenhuis. Othopedie is als voorbeeld uitgeschreven.

Tactisch OK-plannen volgens een slot-planning

Dan het tactisch OK-plannen met een slot-planning; ook wel Master Surgical Schedule (MSS) genoemd. Hierbij maak je een blauwdruk OK rooster dat dicteert op welke plek in het OK rooster je welke typen operaties mag plannen. Deze gereserveerde plekken zijn zogenaamde “slots” waaraan je later, in het operationele planningsproces, een patiënt toevoegt.

Je weet op basis van eigen registratie hoeveel ligduur een gevuld slot veroorzaakt op welke afdeling in de kliniek, en kan door de rangschikking van slots in het OK-rooster grip krijgen op effecten in de kliniek. Maar, wat nu als we de komende weken veel meer plekken hebben gereserveerd voor een knie prothese, dan we patiënten op de wachtlijst hebben staan; soms wijkt het aanbod even flink af van de verwachting. Dan dreigt er een gat in de OK-planning te vallen, met een zelfde gevolg voor de kliniek.

Om dat te voorkomen maak je clusters van operaties die op basis van logistieke parameters vergelijkbaar zijn (denk onder andere aan; ongeveer even veel OK-tijd nodig bij het zelfde specialisme, en ongeveer even veel ligduur nodig op de zelfde afdeling). Zo is er meer keus en krijg je een robuuste OK-planning.

Blauwdruk geeft aan uit welk cluster van operatie typen een keuze kan worden gemaakt bij het vullen van de OK planning. Als voorbeeld is een fictief cluster van orthopedie uitgelicht.

Tot zover op hoofdlijnen wat een slot-planning nu eigenlijk is. Samengevat; een blauwdruk OK-planning die je meer grip geeft op de kliniek. Maar… hoe gaat dit je problemen nu precies oplossen?

Vijf grote voordelen van tactisch OK-plannen met slots!


1. Kostenbesparing door efficiëntere personeelsinzet
De plaatsing van de slots kies je zo dat de bedbezetting zo stabiel mogelijk is. De pieken trek je als het ware meer naar beneden, richting de gemiddelde bedbezetting. Standaard kan de personele bezetting daardoor worden teruggeschroefd, omdat je niet altijd meer rekening hoeft te houden met het scenario dat je afdeling vol ligt. Dat komt goed uit in tijden van krapte op de arbeidsmarkt.

Een stabielere bedbezetting middels een slot-planning

2. Vreemdliggers en opnamestops voorkomen door effectievere personeelsinzet

Als er dan toch een piek drukte komt, zie je hem in ieder geval aankomen! Aan de slotplanning zie je al ver van tevoren wanneer welke operatie typen worden gepland en welke ligduur daarbij hoort. Daarmee weet je ook al ver vooruit welke bedbezetting je verwacht, en heb je zelfs een indicatie van de zorgzwaarte van de patiënten. Met deze informatie op zak zet je het schaarse personeel daar in waar het nodig is, zodat je op de juiste momenten de fysieke bedden volledig beschikbaar hebt om alle patiënten op de eigen afdeling op te nemen.

3. Stabielere werklast voor verpleegkundigen

Dat je vraag en aanbod beter op elkaar aansluit heeft nog een groot voordeel in de kliniek. Je creëert rust voor de verpleegkundigen, waar eerst sprake was van het bekende hollen en stilstaan.

Laatst zag ik wat er op het terras van een restaurant gebeurde toen het onverwachts mooi weer was. Het schaarse personeel rende de benen uit hun lijf en alsnog ging er van alles mis. Vele klanten liepen weg. Ik vond het prima dat ik een koel glas bier voorgeschoteld kreeg in plaats van een glas fris; ik was met de fiets. Als ik verkeerde medicijnen krijg ben ik minder blij. Ook verpleegkundigen zijn niet bovenmenselijk; als de druk te ver toeneemt gaat het ten koste van de dienstverlening. De “bijna fouten” heb ik persoonlijk meegemaakt en logischerwijs gaat het ook wel eens echt mis.

Een slot-planning geeft je als het ware een weersvoorspelling die nooit meer dan een paar graden afwijkt. Het personeel is niet met te veel, niet met te weinig, en kan lekker op een gezond tempo doorwerken en trots zijn op de dienstverlening. Zo kom je weer wat dichterbij het “perfecte terrasje” van Lebbis (aanrader als je het nog niet kent).

4. Patiënt kan zelf OK plannen

Grote kans dat je ook op zoek bent naar manieren om meer regie bij de patiënt te beleggen. Met een slotplanning heb je een handvat om hier een hele concrete stap in te zetten. Per type operatie is bekend in welke slots er gepland mag worden. Zodra bekend is bij wat voor type operatie de patiënt gebaat is, is ook bekend wat de exacte opties zijn voor deze patiënt in de OK-planning, zonder tussenkomst van een planner. Voor een groot deel van de operaties kan je de patiënt aanbieden zelf zijn OK te plannen. Afhankelijk van de individuele wens van de patiënt laat hij de operatie bijvoorbeeld direct bij de balie inplannen, of vanuit huis via het patiënten portaal, zodra het plan om te gaan opereren is bezonken..

5. Het slaat een brug tussen de OK en de kliniek, tussen planners en specialisten

Er ontstaat bij artsen meer begrip voor regels die planners (opname/OK) hanteren, omdat ze zien dat de patiënten daardoor daadwerkelijk op de eigen afdeling passen. Daarnaast stel je doelen die eigen ‘eilandjes’ overstijgen. OK-planners gaan daadwerkelijk rekening houden met de kliniek. Bredere blikken en meer begrip voor elkaar brengt voordelen helpt bij een betere samenwerking.

Tot zover de theorie op hoofdlijnen. Als je daar meer over wil weten verwijs ik je graag naar mijn scriptie. In september plaats ik een blog waarin ik de focus leg op iets wat ik stiekem nog veel interessanter vind; de praktijk! Vragen die ik dan behandel zijn; Welke stappen zet je om tot een slot-planning te komen? Wat zijn de “do’s and dont’s” in het proces? En uiteraard; zijn de geschetste voordelen ook echt in praktijk haalbaar? Een klein tipje van de sluier: “JA!”

Kan je niet wachten? Ik vind het ook leuk als je contact opneemt!