5 Gouden tips voor een competente capaciteitsmanager

Bepaal of de organisatie toe is aan een capaciteitsmanager of een capaciteitsadviseur? Essentieel onderscheid tussen beide functies is in onze beleving de aanwezigheid van beslissingsbevoegdheden op het gebied van inzet en gebruik van capaciteiten. Daarmee acteert de capaciteitsmanager deels op het terrein van collega-managers. De capaciteitsadviseur adviseert het lijnmanagement over hoe te besluiten, de capaciteitsmanager neemt een besluit op het moment dat lijnmanagers er onderling niet uitkomen of een besluit nemen dat indruist tegen de belangen van de organisatie. Durf daar een stap verder in te gaan dan de organisatie en kies voor een invulling in lijn met je eigen oordeel over de besturing van de organisatie.

Waak ervoor dat een capaciteitsmanager geen spreekwoordelijke “Jan zonder Land” wordt: Expliciteer waar de capaciteitsmanager verantwoordelijk voor is en geef hem/haar de middelen om die verantwoordelijkheid invulling te kunnen geven. Dat zijn naast de eerdergenoemde beslissingsbevoegdheden, de nodige ondersteuning in de vorm van mensen en tools en bestuurlijke ‘rugdekking’ door een orgaan met hoog gezag: De Raad van Bestuur of het eerder door ons bepleite capaciteitsorgaan. De capaciteitsmanager gaat besluiten nemen die een enkele keer ‘pijn’ gaan doen en ter discussie gesteld gaan worden. Het is dan zaak te vertrouwen op de deskundigheid van de capaciteitsmanager en diens ondersteuning. Besluiten worden dus gewaardeerd, geaccepteerd en opgevolgd, maar mogen wel altijd ter evaluatie worden aangedragen.

De ideale capaciteitsmanager is zeker niet een manager in een lijnfunctie die het capaciteitsmanagement ‘er even bij doet’. Alleen al de suggestie van belangenverstrengeling maakt diens positie onmogelijk. En een dergelijke keuze doet in de hoeveelheid aandacht die aan het capaciteitsmanagement geschonken kan worden, ook afbreuk aan het gewicht van capaciteitsmanagement.
De capaciteitsmanager past in zijn positie functioneel bezien niet goed in een organogram; hij heeft een situatieafhankelijke positie. Hij ‘zweeft’ als het ware over Raad van Bestuur, stafdiensten, management en uitvoering heen. Maar uiteraard heeft ook de capaciteitsmanager hiërarchisch bezien een leidinggevende. Idealiter wordt de capaciteitsmanager onder het Capaciteitsorgaan geplaatst. Dat blijkt in de praktijk dikwijls lastig, dus een positionering direct onder de Raad van Bestuur is een goed alternatief.

Als ziekenhuis blijft Isala zich ontwikkelen door “met een open blik naar onszelf en onze omgeving te kijken”. Isala zoekt hiervoor de vergelijking op met anderen op terreinen die ertoe doen, ze vergelijken de uitkomsten van zorg, kijken naar best practices en leren van anderen. Op het gebied van capaciteitsmanagement besloot Isala in 2016 dan ook de externe deskundigheid en ondersteuning van de Vreelandgroep in te roepen.

Een capaciteitsmanager is een gesprekspartner voor iedereen in de organisatie. Dus iemand die de zorg en de professionals die daarin werken begrijpt. Die verstand heeft van systeemkunde. Die kan omgaan met cijfers en grafieken. Die organisatiesensitief is, goed kan wheelen en dealen, maar ook de confrontatie niet uit de weg gaat op het moment dat er een knoop doorgehakt moet worden. Kortom: Een schaap met 5 poten en een lenige geest. Daar zijn er niet al te veel van. Maar concessies doen aan de kwaliteit van de capaciteitsmanager is niet verstandig. Wees dus kritisch in de zoektocht en creëer een aantrekkelijke, uitdagende positie met passende arbeidsvoorwaarden: inschaling in FWG 70/75 is echt niet overdreven.

De ideale capaciteitsmanager is naast ‘brandjesblusser’ ook iemand die de organisatie op een hoger niveau brengt op het gebied van capaciteitsmanagement. In principe is het operationeel capaciteitsmanagement een aangelegenheid voor het lijnmanagement; de capaciteitsmanager acteert op het moment van frictie tussen organisatieonderdelen. Maar voorkomen is beter dan genezen. Dus geef de capaciteitsmanager ook de positie en mogelijkheden om organisatieonderdelen te adviseren bij het verbeteren van hun capaciteitsmanagement. Geef hem de gelegenheid om kennis en kunde uit te breiden en uit te dragen. Gun hem daarvoor voldoende tijd en een ondersteuningsorganisatie die eveneens kan bogen op state-of-the-art kennis en tools.

Wilt u doorpraten over wat capaciteitsmanagement of een capaciteitsmanager voor uw organisatie kan betekenen? Bel ons eens!

Met dank aan Theo Hamelink voor zijn bijdrage aan de totstandkoming van dit blog.