Deze website gebruikt cookies en verzamelt daarmee informatie over het gebruik van de website om deze te analyseren (Google Analytics) en om er voor te zorgen dat u relevante informatie te zien krijgt. Door op akkoord te klikken, geeft u aan akkoord te zijn met het gebruik van deze cookies en het hiermee verzamelen van informatie door ons en door derden.
In de Nederlandse ziekenhuizen is de vraag naar zorg en de beschikbaarheid van bedden en personeel altijd een uitdaging. Zorglogistiek en capaciteitsmanagement zijn daarom belangrijke onderwerpen. Want: hoe zorg je ervoor dat processen in zorginstellingen zo efficiënt en effectief mogelijk verlopen – zónder dat de kwaliteit van zorg afneemt?
Met voldoende personeel op vijf locaties en een goede onderlinge samenwerking kan het Isala haar personeel inzetten op de plekken waar dat nodig is. De capaciteit en de benutting van de bedden daarentegen is voor Isala wél een uitdaging. We spreken met Ton Roelofs, Manager Zorgondersteuning in het Isala, over hoe de Vreelandgroep heeft geholpen met het opzetten van integraal capaciteitsmanagement. Zodat er straks overal en op elk moment een bed beschikbaar is.
Over Isala
Isala is een ziekenhuisorganisatie met vijf locaties in Zwolle, Meppel, Steenwijk, Kampen en Heerde. Onder het motto 'dichtbij als het kan, verder weg als het moet' levert Isala basis- en (zeer) complexe zorg in Zuidwest-Drenthe en Noordwest-Overijssel. In totaal heeft Isala 1.116 bedden beschikbaar.
Als ziekenhuis blijft Isala zich ontwikkelen door 'met een open blik naar onszelf en onze omgeving te kijken'. Isala zoekt hiervoor de vergelijking op met anderen op terreinen die ertoe doen, ze vergelijken de uitkomsten van zorg, kijken naar best practices en leren van anderen. Op het gebied van capaciteitsmanagement besloot Isala in 2016 dan ook de externe deskundigheid en ondersteuning van de Vreelandgroep in te roepen.
Managen Capaciteit Personeel
Capaciteitsmanagement is het structureel op elkaar afstemmen van het aanbod van zorg op de zorgvraag. Met andere woorden: op ieder moment moet er voldoende capaciteit in het ziekenhuis aanwezig zijn om de vraag naar zorg aan te kunnen. Voldoende capaciteit betekent: voldoende personeel, voldoende gekwalificeerd personeel voor specifieke zorgvragen, voldoende bedden, voldoende ruimte op de verschillende afdelingen, et cetera.
De uitdaging bij capaciteitsmanagement zit in het inroosteren van personeel, van bedden en van afspraken. Daardoor draait capaciteitsmanagement om het continue zoeken naar de juiste balans: tussen de zorgvraag van de patiënt, de beschikbaarheid van het personeel en de (praktische) organisatie binnen het ziekenhuis.
Van tactisch planningsoverleg naar capaciteitsmanagement
Voordat de Vreelandgroep bij Isala aan de slag ging met capaciteitsmanagement, was het ziekenhuis wel bezig met zorglogistiek, maar nog erg fragmentarisch en ad hoc.
Ton Roelofs: “Door de fusie tussen het Diaconessenhuis in Meppel en Isala in Zwolle én de nieuwbouw waar we in 2013 in zijn gegaan, liepen we tegen verschillende knelpunten aan op het gebied van zorglogistiek. Naar aanleiding daarvan hadden we al een tactisch planningsoverleg ingevoerd, maar daar zat onvoldoende voortgang in. Daarom besloten om de Vreelandgroep in te schakelen
“We wilden verder komen met integraal capaciteits-management en hebben daarvoor de externe deskundigheid en ondersteuning van de Vreelandgroep ingeroepen.”
Capaciteitsmanagement bij Isala
Tot dan toe zag de Vreelandgroep ook geen integrale benadering van de zorglogistiek bij Isala: er was een matige focus op het onderwerp, weinig coördinatie, geen sturing en de aandacht ging vooral naar het ‘blussen van brandjes’ op operationeel niveau zonder een structurele oplossing. Ton: “De Vreelandgroep is toen met een uitgebreide notitie en een plan van aanpak voor ons capaciteitsmanagement gekomen”.
In de eerste periode heeft de Vreelandgroep samen met de werkgroep capaciteitsmanagement van Isala de uitgangspunten en doelstellingen rondom capaciteits-management geformuleerd. Ton: “De Vreelandgroep ging daarin heel operationeel te werk om voor ons scherp te krijgen waar capaciteitsmanagement nu écht om gaat. Zo namen ze bijvoorbeeld in het hele proces de operationeel manager mee, want hij en zijn team zijn uiteindelijk degenen die met de nieuwe structuur en plannen moeten werken.”
“In wezen zijn we nu zelfredzaam op het gebied van capaciteits-management. Gelukkig kunnen we altijd op de Vreelandgroep terugvallen als dat nodig is.”
Capaciteitsorgaan, Manager Zorglogistiek en de ondersteuningsorganisatie
Vervolgens is er in stappen gewerkt aan een organisatiestructuur op strategisch, tactisch en operationeel niveau, met een Capaciteitsorgaan, een Manager Zorglogistiek (capaciteitsmanager) en een ondersteuningsorganisatie. Ton: “Sinds dat de Vreelandgroep dit heeft opgetuigd binnen Isala, zijn we in wezen zelfredzaam op het gebied van capaciteitsmanagement”.
Het Capaciteitsorgaan monitort in welke mate Isala voldoet aan de doelstellingen die de organisatie zich op het terrein van capaciteitsmanagement stelt en neemt zonodig maatregelen die tot betere resultaten op deze doelstellingen leiden. De Manager Zorglogistiek ondersteunt het capaciteitsorgaan procedureel en inhoudelijk. Daarnaast is de Manager Zorglogistiek verantwoordelijk voor het ophalen van kennis en informatie om het capaciteitsmanagement binnen Isala continu te verbeteren. Ook stuurt de Manager Zorglogistiek de ondersteuningsorganisatie, de beddenmanager en andere operationeel georiënteerde capaciteitsmanagers inhoudelijk en functioneel aan.
Ton: “Het is heel fijn om nu een eigen Manager Zorglogistiek te hebben die de kar trekt én dat niemand binnen onze organisatie capaciteitsmanagement er meer ‘bij’ hoeft te doen. We hebben hiervoor specifieke functionarissen aangesteld. Zo krijgt capaciteitsmanagement de aandacht die het verdient”. De ondersteuningsorganisatie ontwikkelt rapportages en analyses om het capaciteitsmanagement te monitoren en ondersteunt hiermee de Manager Zorglogistiek en het Capaciteitsorgaan.
Meerjarenplan
Capaciteitsmanagement is een meerjarenplan om volledige grip te krijgen op capaciteitsmanagement vraagstukken. Ton: “De organisatiestructuur is er, de plannen zijn er én we zijn nu bezig met het uitzetten van acties om te toetsen of de plannen rondom ons capaciteitsmanagement tot verbetering leiden. Zonder dat we er direct antwoord op hebben, zijn we nu gewoon aan het ‘doen’. Zo hebben we bijvoorbeeld een aparte ‘beddenmanager’ aangesteld en hebben we elke dag om 8.30 uur beddenoverleg. De operationeel leidinggevenden komen dan bij elkaar om te bespreken hoeveel bedden er voor vandaag en morgen zijn, of er bedden missen en waar bedden vrijkomen. Kortom: we bespreken hoe de capaciteit ‘vandaag en morgen’ optimaal benut kan worden. Er wordt vooruitgekeken naar de komende weken, of de verdeling van de bedden over de juiste specialismen kloppen én of de beddenbenutting zo optimaal mogelijk is.”
Samenwerking met de Vreelandgroep
Ton is blij dat de Vreelandgroep een belangrijke beweging in gang heeft gezet: “Capaciteitsmanagement is niet iets wat je in een paar maanden doet. Soms levert het niet direct resultaat op, maar zónder de Vreelandgroep waren we nooit zo ver gekomen.”
“De adviseurs van de Vreelandgroep kunnen goed schakelen en weten de juiste verbinding te leggen tussen tactische, strategische en operationele vraagstukken en niveaus. Daarnaast – en dat vond ik heel mooi van Jaap en Annelieke – durfden zij zichzelf ook kwetsbaar op te stellen. Soms wisten zij het antwoord ook niet en dan zochten we daar samen naar. Dat waardeer ik. Het is een eerlijke, toegankelijke, transparante en professionele club adviseurs.”
“In al die jaren heb ik met veel met partijen samengewerkt, maar met de Vreelandgroep was het echt een mooie periode. Samen hebben we grote stappen gezet binnen het Isala.”
Ook hulp nodig
Bij capaciteitsmanagement vraagstukken?
Heeft u net als Ton Roelofs van het Isala ook uitdagingen en vraagstukken rondom zorglogistiek en capaciteitsmanagement?
AOA in 1 dag workshop: verslag
Elke dag gratis advies van de bewoner
CZ en de Nightmare Competitor
5 trends bij Acute Opname Afdelingen
Vreelandgroep Organisatie-adviseurs
Info@vreelandgroep.nl