Deze website maakt gebruik van cookies

Deze website gebruikt cookies en verzamelt daarmee informatie over het gebruik van de website om deze te analyseren (Google Analytics) en om er voor te zorgen dat u relevante informatie te zien krijgt. Door op akkoord te klikken, geeft u aan akkoord te zijn met het gebruik van deze cookies en het hiermee verzamelen van informatie door ons en door derden.

Akkoord
Niet akkoord
Case...  De Excellente Maatschap in het Isala 








Met bijna 50 medisch specialisten is de VAIZ (anesthesiologen & intensivisten) vakgroep in het Isala Ziekenhuis een van de grootste vakgroepen in Nederland. Binnen de vakgroep werken specialisten met verschillende achtergronden, van anesthesiologen die op de OK werken, pijn anesthesiologen, thorax anesthesiologen (hartingrepen) tot intensivisten op de intensive care.

Met zoveel mensen en specialisaties, waar ook nog eens veel overlap in zit en er verschillende werkplekken bestaan, is het niet gek dat het behouden van overzicht en de efficiënte samenwerking enorm belangrijk is. Om te kijken op welke manier deze vakgroep nóg beter georganiseerd kon worden, is er een traject gestart om de vakgroep naar een ‘excellente maatschap’ te brengen. We spreken met Jasper Haringman, specialist (internist intensivist), afdelingshoofd op de IC en vicevoorzitter van de VAIZ.

Over Isala

Isala is een ziekenhuisorganisatie met vijf locaties in Zwolle, Meppel, Steenwijk, Kampen en Heerde. Onder het motto 'dichtbij als het kan, verder weg als het moet' levert Isala basis- en (zeer) complexe zorg in Zuidwest-Drenthe en Noordwest-Overijssel. In totaal heeft Isala 1.116 bedden beschikbaar.

Als ziekenhuis blijft Isala zich ontwikkelen door 'met een open blik naar onszelf en onze omgeving te kijken'. Isala zoekt hiervoor de vergelijking op met anderen op terreinen die ertoe doen, ze vergelijken de uitkomsten van zorg, kijken naar best practices en leren van anderen. 











Groot Werkgebied

Met 50 van de circa 390 specialisten vormt de VIAZ een significante groep binnen het hele Isala Ziekenhuis. “De vakgroep bestrijkt een groot werkgebied binnen het ziekenhuis, namelijk de hele anesthesiologie en intensive care”, aldus Jasper. “Elk specialisme is even belangrijk, maar dat maakt het soms lastig om prioriteiten te stellen, waardoor discussies over het invullen van vacatures en de (verdeling van de) werkdruk ontstonden”.
 
In het voortraject was er al een plan uitgewerkt voor een verbetertraject. Om dat plan met een frisse blik uit te kunnen werken, werd contact gezocht met Peter Tiebout van de Vreelandgroep. Jasper: “Peter was een hele goede match. Op communicatief vlak klikte het goed met de ‘keyspelers’ binnen het ziekenhuis én hij kon aan de slag met een concreet idee van waar het naartoe zou moeten”.

Een langere ondertitel

De Excellente Maatschap

Om medici in een vakgroep of maatschap beter te laten presteren, ontwikkelde de Vreelandgroep samen met medisch specialisten het modulaire verbeterprogramma ‘De Excellente Maatschap’.

Onder begeleiding van een adviseur én medisch specialist, wordt op meerdere niveaus de prestatie van de vakgroep geëvalueerd en werken we aan het verbeteren van het functioneren van het team en ieders individuele bijdrage daaraan.

”Peter was een goede match. Hij heeft zich volledig ondergedompeld in de vakgroep, op communicatief vlak klikte het goed en hij was nauw betrokken”

Een nieuw bestuur en vakgroepreglement


Peter startte met de implementatie van een nieuw rooster. Eerder in het proces had de vakgroep hier al aan (mee)gewerkt en goedkeuring voor gegeven. “We hoefden het alleen nog maar te ‘doen’”. De volgende stap werd de transitie naar een nieuw bestuur, wat natuurlijk een spannende en ingrijpende transitie is.

 
Om te komen tot een nieuwe samenstelling en heldere structuur, heeft de Vreelandgroep, op grond van de uitgangssituatie en wensen binnen de vakgroep een decentrale aanpak uitgewerkt. Jasper: “Elke deelgroep heeft een voorzitter gekregen en deze vier voorzitters vormen nu samen het totale VAIZ-bestuur. Dat betekent dat alle vier de secties (en dus álle specialismen) vertegenwoordigd zijn. Er is gewerkt aan het creëren van een meer gezamenlijke bewustwording en aansturing, maar wel met behoud van autonomie van de divere secties. Dat is goed gelukt”.
 
Tegelijkertijd is er gewerkt aan een nieuw vakgroepreglement. In dit reglement staat beschreven hoe en wat de vakgroep -op vakgroepniveau en op sectieniveau- mag besluiten. Jasper: “We hadden wel een reglement, maar zaken waren daarin niet altijd goed vastgelegd en niet up-to-date. Peter heeft samen met ons helder gekregen wat de secties mogen besluiten, wat ze moeten voorleggen aan het bestuur, wat er in de ALV besproken moet worden en hoe de vakgroep mag uitbreiden of juist inkrimpen. Kortom: de hele werkwijze van de vakgroep staat erin beschreven. Dit alles binnen de context van het ziekenhuis en het MSB-I. Het vakgroep reglement is een ‘levend’ document geworden wat op regelmatige basis wordt verduidelijkt en aangevuld. Zo hebben we in 2018 een separaat uitgebreider personeelsbeleid vastgelegd en zijn we momenteel bezig met het toevoegen van het huishoudelijk reglement”.

Werktijdenmeting


Tot slot hebben we samen met de Vreelandgroep een werklastmeting gedaan. “Of zoals Peter het graag een stuk positiever noemde: een werktijdenmeting”, aldus Jasper. Samen met Vreelandgroep-collega Denise van Brenk die de technische structuur en analyse heeft opgezet, zijn alle uren voor elk specialisme in kaart gebracht.

Er is gekeken naar uren waarbij specialisten daadwerkelijk in het ziekenhuis werkzaam waren en uren waarbij zij niet aanwezig hoeven te zijn, maar wel opgeroepen kunnen worden. Jasper: “Alle uren zijn nauwkeurig nagerekend en teruggekoppeld en zo zijn we tot een reële werktijd verdeling gekomen. Voor ons is dit een goede houvast en waardevolle basis waarin staat hoeveel fte we (nodig) hebben en hoe we die fte willen verdelen over de diverse secties. De komende jaren kunnen we daarmee vooruit en op blijven sturen”.

Jasper: “Onze werkwijze, beslissingsbevoegdheid, de uren, roostering… het is allemaal véél transparanter geworden en vormt de basis binnen de vakgroep. Organisatorisch is het allemaal heel goed geregeld nu, waardoor ook de samenwerking nog prettiger is geworden. Leuk om te merken is dat andere vakgroepen ons als voorbeeld beginnen te nemen van een goed georganiseerde vakgroep”.

“Organisatorisch is het allemaal heel goed geregeld nu, waardoor ook de samenwerking nog prettiger is geworden ”

Samenwerking met Vreelandgroep


Jasper is erg tevreden hoe de Vreelandgroep ‘hun’ vakgroep naar een ‘excellente maatschap’ heeft kunnen begeleiden. “Tijdens het proces heeft Peter zich ondergedompeld in de vakgroep, was op een laagdrempelige manier overal bij betrokken en sprak veel met alle betrokkenen. Niet alleen met de mensen op de wat meer sturende posities. Hierdoor heeft hij veel ‘goodwill’ gekregen. Prettig was dat hij vasthield aan duidelijke lijnen en termijnen en hierin doorpakte”. De nieuwe basis die er nu is, heeft er ook voor gezorgd dat de VAIZ een fulltime manager heeft aangenomen. Jasper: “Sinds dit hele traject hebben we als vakgroep erkent dat het best een uitdaging is om zo’n grote groep in het gareel te houden en dat je al vrij snel achter de feiten aanloopt. Daarom hebben we een manager in dienst genomen die blijft zorgen voor de nodige rust en duidelijkheid”.

Ook hulp nodig

met organisatievraagstukken binnen uw vakgroep of maatschap?

Heeft u net als Jasper Haringman van het Isala Ziekenhuis ook uitdagingen en vraagstukken rondom de organisatie van uw vakgroep of maatschap?

Neem contact met ons op