Workshop 1: De 5-S workshop
In deze workshop werd een polikliniek opnieuw ingericht, aan de hand van de 5-S werkplekorganisatie.
De 5S-en zoals die in Prima Poli worden gebruikt, zijn:
De S van |
Omschrijving |
Sorteren |
Wat hoort thuis op de polikliniek en wat niet? Met behulp van kleine stickertjes geven de deelnemers, in het echt de polikliniek assistenten, aan wat ze vinden dat niet op de polikliniek thuis hoort en wat er wel thuis hoort. Dit is niet altijd een uitgemaakte zaak. Het helpt wanneer polikliniekmedewerkers aan de hand van de stickers hierover in gesprek gaan met elkaar. |
Structureren |
Aan de hand van de gestickerde voorwerpen wordt van de voorwerpen bepaald wat een goede plek is voor het voorwerp en, indien van toepassing, hoeveel je er van nodig hebt. |
Stralen |
Een opgeruimde en schone werkplek motiveert om het zo te houden, maakt verstoringen snel zichtbaar, is veilig en voorkomt nieuwe vervuiling. De Efteling is hier een goed voorbeeld van! |
Standaardiseren |
Wanneer alles een vaste plek heeft en de polikliniek straalt, kan de volgende stap gezet worden. Er wordt vastgelegd wat waar thuishoort, bij voorkeur op een zo visueel mogelijk manier. Denk hierbij ook eens aan een gereedschapshok, waar vaak het gereedschap aan een muur hangt, met een silhouet getekend op de plek waar het thuis hoort. |
Stabiliseren |
Dit is vaak de lastigste van de 5S-en. Hoe zorg je ervoor dat je niet terug valt in oud gedrag en tegelijkertijd continu blijft verbeteren. In het materiaal van Prima Poli vind je ook hiervoor een aantal praktische tips! |
Tijdens de discussies tussen de verschillende stappen bleek dat de motivatie van het stickeren per persoon verschillend was. Ter illustratie, vanuit de patiënt gedacht is een doos tissues op de balie wenselijk, vanuit de baliemedewerkster gedacht staat de doos alleen maar in de weg. De items die zowel rood (storend) als groen (positief) waren gestickerd werden behandeld. Een gezamenlijke keuze voor standaardisatie leidde uiteindelijk tot een nieuw ingerichte “polikliniek”.
Workshop 2: De 8 vormen van verspilling
Wanneer we aan de slag gaan op een polikliniek met Prima Poli, is een van de eerste dingen die we doen een startbijeenkomst organiseren. Naar deze startbijeenkomst komen de polikliniek assistenten, de medisch specialisten, het afdelingshoofd en het sectorhoofd. Na de uitleg over het project door het afdelingshoofd, gaan we aan de slag met de acht vormen van verspilling. We vragen iedereen voorbeelden te bedenken bij de acht vormen van verspilling die ze nu al herkennen op de polikliniek. Op basis van deze eerste inventarisatie maken we een keuze voor één van de vier onderwerpen waarmee we starten op de polikliniek.
De acht vormen van verspilling zijn:
Verspilling |
Voorbeeld |
Overproductie |
Zoveel eerste consulten plannen dat er geen ruimte meer is voor herhaal consulten. |
Transport |
Versturen van patiëntendossier van de ene naar de andere locatie. |
Voorraad |
Overdatum van medicijnen in de medicijnkast. |
Overprocessing |
Digitale spreekuurlijsten uitprinten en bij elke wijziging dat opnieuw doen. |
Wachttijd |
Wachten van patiënten, polikliniek assistenten of medisch specialisten. |
Beweging |
Heen en weer lopen voor het kopieer apparaat. |
Mankementen |
Patiënt krijgt op de verkeerde locatie een afspraak |
Verspilling van talent |
Niet iedereen laten doen waar hij of zij het beste in is. |
Ook in de workshop verspilling blijkt dat iedereen bij alle acht vormen van verspilling, vele voorbeelden uit zijn eigen praktijk kan noemen. Eén voorbeeld dat actueel was in het Elkerliek, gaat over de vele telefoontjes naar de polikliniek. Uit een meting bleek dat een groot deel van de telefoontjes afkomstig waren van de apotheek. Er wordt gebeld om na te gaan of een recept daadwerkelijk gewijzigd is. Dit is een voorbeeld van overprocessing. In de eerste instantie was het idee dit probleem op te lossen met een stempel voor op het recept. Al snel bleek dat in het voorschrijfsysteem eenvoudig een vinkje ingebouwd kan worden, zodat op het recept geprint wordt dat het recept gewijzigd is.
Workshop 3: Werkwijze in beeld
In deze workshop gaan de deelnemers aan de slag met het in kaart brengen van het planningsproces van het polikliniekrooster. Twee groepen proberen elk het proces in kaart te brengen. Al snel blijkt dat dit proces eigenlijk in elk ziekenhuis totaal anders verloopt. Eén van de deelnemers merkte ook op dat het niet alleen per ziekenhuis sterk verschilt, maar ook nog per polikliniek een zelfde ziekenhuis.
De kracht van Prima Poli schuilt in dit ogenschijnlijke nadeel. Aangezien alle betrokkenen bij het werkproces met elkaar het proces in kaart gaan brengen, maakt het bij aanvang niet uit hoe het werkproces eruit ziet. Voor de verdere uitwerking van de werkwijze in beeld, hebben we gebruik gemaakt van het proces zoals we dat met één van de poliklinieken in het Elkerliek in beeld hebben gebracht. In dit werkproces kwamen we verschillende vormen van verspilling tegen: wachten, verspilling van talent, overprocessing en mankementen.