Prima Poli richt zich op het verlichten van de werklast op de polikliniek en het verhogen van de patiënttevredenheid. In samenwerking met het Elkerliek Ziekenhuis ontwikkelden wij een aanpak voor de polikliniek: Prima Poli. De kracht van de Prima Poli zit in het verantwoordelijk maken van polikliniekmedewerkers voor de wijze van werken op de polikliniek. Ze gaan zelf aan de slag met knelpunten waar ze last van hebben en komen zelf met de oplossingen voor problemen. Hierin ondersteunen we ze met een gefaseerd verbeterprogramma dat gebaseerd is op lean management en Six Sigma. Lean en Six sigma komen oorspronkelijk niet uit de gezondheidszorg en zijn niet één op één toepasbaar in een poliklinische omgeving. Daarom hebben we in het programma Prima Poli een vertaling gemaakt naar de polikliniek.

De droom
’s Ochtends beginnen, zonder eerst de restjes van de dag ervoor op te moeten ruimen, een niet al te drukken wachtkamer met korte wachttijden. Voldoende gelegenheid om de telefoon te beantwoorden en administratie te doen. Een team van collega’s die zich allemaal aan afspraken houden en de dokter die af en toe een kopje koffie voor je haalt. Hier wil een polikliniekmedewerker natuurlijk graag werken!

De realiteit
Helaas is de realiteit anders. Want hoe vaak moet er wel niet gezocht worden naar statussen, kan de roodgloeiende telefoon niet worden beantwoord, zijn resultaten zoek, en zit de wachtkamer vol boze patiënten omdat het spreekuur uitloopt. Lastige situaties waar niet alleen de assistentes dagelijks tegen aan lopen, maar ook de artsen. Dit verpest het werkplezier zorgt voor grote werkdruk. Maar hoe kan je er nou voor zorgen dat de werkdruk op de poli afneemt, zonder dat je afbreuk doet aan de kwaliteit van je werkzaamheden?

De mening
Je hoort het de chirurg, de verpleegkundigen en de poliassistentes zeggen: “Dan komt er weer een grijs pak ons vertellen wat onze problemen zijn en wat we anders zouden moeten doen: vaak een voor de hand liggende oplossing die in de praktijk niet uitvoerbaar blijkt. We weten zelf veel beter wat de problemen zijn en waarom bepaalde oplossingen wel of niet werken. Als we nou gewoon zelf de tijd, middelen, instrumenten en de zeggenschap zouden hebben…”.

De geluiden
In onze dagelijkse werkzaamheden als adviseurs komen wij in contact met verschillende lagen binnen de ziekenhuiswereld. Steeds vaker komen thema’s als procesoptimalisatie aan de orde. Op ieder niveau. Maar ook de complexiteit van het doorvoeren van veranderingen staan hoog op ieders lijst.

De aanpak
In gesprekken met het Elkerliek Ziekenhuis kwam de discussie op de poliklinieken. Hoe kun je er nou voor zorgen dat een poli beter draait? Door precies dat te laten wat de chirurg hierboven aangaf! Laat het proces vanuit de medewerkers zelf komen! We vertellen de zorgverleners niet hoe ze het werk anders moeten doen. In plaats daarvan ondersteunen we de werkvloer met instrumenten, middelen en mandaat zodat zij zelf de diagnose kunnen stellen én de situatie verbeteren.

De Prima Poli methodiek bevat de volgende elementen:

een kwaliteitscyclus vergelijkbaar met de cyclus van Deming;
regie en eindverantwoordelijkheid bij de zorgverleners zelf;
aanreiken van instrumenten om aan verbeteringen te werken;
voorbeelden en instrumenten gebaseerd op lean;
een gestructureerde aanpak voor zelfsturende teams.

Hoe verloopt een Prima Poli traject?

Eén van de belangrijkste doelen van Prima Poli is de verantwoordelijkheid voor het eigen werkproces zo goed als kan terug te geven aan de polikliniekmedewerkers zelf. Om dit te bereiken start het traject met een training van de afdelingshoofden en een starbijeenkomst met alle medewerkers, het afdelingshoofd en de maatschap. In een workshop bepaalt de polikliniek tijdens deze bijeenkomst met welke onderwerpen ze wil starten. Gedurende de eerste 3 maanden vindt ondersteuning plaats vanuit de Vreelandgroep. Wanneer we aan de slag gaan met een polikliniek, maken we gebruik van een aantal handboeken die een gedeelte van polikliniekproces behandelen. Met de handboeken, en een bijbehorend instrumentenboek, helpen we het polikliniekteam het eigen werk beter te organiseren. Na verloop van tijd zal het team zelfstandig verder kunnen.

Wilt u meer weten?

Wilt u meer weten over Prima Poli, bijvoorbeeld tot welke resultaten het leidt? Of denkt u dat het iets is voor uw organisatie? Neem contact met ons op, we vertellen u er graag meer over!

Op www.primapoli.nl vindt u meer informatie over Prima Poli. Zie ook het themablad Prima Poli, waarin meer wordt verteld over de handboeken en werkwijze die gebruikt worden bij een Prima Poli traject.